งานวิจัยชี้ ผู้จัดการควรพูดให้น้อยลงในที่ประชุม

บทความนี้สำรวจ “วิทยาศาสตร์ของการประชุม” ซึ่งกำลังเติบโตจากเดิมที่เป็นหัวข้อศึกษาค่อนข้างเฉพาะทาง กลายเป็นสาขาที่นักจิตวิทยาองค์การและสังคมให้ความสนใจมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อการประชุมออนไลน์และการเก็บบันทึกแบบดิจิทัลทำให้มีข้อมูลจำนวนมหาศาลสำหรับวิเคราะห์พฤติกรรมในห้องประชุมได้ละเอียดกว่าเดิม

ผู้เขียนชี้ว่า การประชุมเป็นกิจวัตรสำคัญของโลกการทำงานยุคใหม่ แต่ก็เป็นกิจกรรมที่ใช้เวลาอย่างมหาศาล ทั้งระดับผู้บริหารและผู้จัดการที่มักทุ่มเวลาส่วนใหญ่ไปกับการวางแผนและนำประชุม ขณะเดียวกันก็ยังมีคำถามค้างคาอยู่ว่า การประชุมจำนวนมากให้ผลลัพธ์คุ้มค่าจริงหรือไม่ และจะออกแบบอย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

งานวิจัยในสายนี้พยายามตอบคำถามว่าอะไรทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่โครงสร้างของการพูดคุย บทบาทของผู้นำประชุม ไปจนถึงความรู้สึกของผู้เข้าร่วม บทความย้ำว่าการประชุมไม่ได้มีแค่หน้าที่เชิงธุรกิจ แต่ยังตอบสนองความต้องการพื้นฐานของมนุษย์ในการสื่อสาร เชื่อมโยง และร่วมมือกันเพื่อทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้สำเร็จ

ข้อค้นพบสำคัญที่ถูกเน้นคือ คนที่เป็นหัวหน้าหรือผู้จัดการอาจไม่ควรครองพื้นที่พูดคุยมากเกินไป เพราะการเปิดโอกาสให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมอย่างแท้จริงสามารถทำให้การประชุมมีคุณภาพขึ้นได้ แนวคิดนี้สะท้อนว่าประสิทธิภาพของการประชุมไม่ได้วัดจากเวลาที่ใช้หรือจำนวนครั้งเท่านั้น แต่ขึ้นกับว่าการประชุมช่วยให้ทีมเข้าใจตรงกัน ตัดสินใจได้ดี และร่วมมือกันได้มากน้อยเพียงใด

ในภาพรวม บทความมองว่าการศึกษาการประชุมกำลังก้าวจากการเป็นเรื่องสามัญในที่ทำงาน ไปสู่การเป็นหัวข้อวิจัยที่จริงจังมากขึ้น และอาจช่วยให้องค์กรออกแบบวิธีทำงานร่วมกันที่ฉลาดขึ้น ประหยัดเวลาขึ้น และลดภาระการประชุมที่ไร้ประโยชน์ได้ในอนาคต